Gestión del tiempo y productividad, en tiempos de COVID-19

por Andrea Viola Delgado 16 Mayo 2020

¿Cómo vas de tiempo hoy en día? Han habido grandes cambios, ¿no? Es como si un virus de computadora hubiera hackeado nuestro espacio-tiempo, dejándonos en un estado de enredo en relación a lo que también hacemos. Pero, ¿cómo volvemos ordenarnos? Con 4 simples palabras claves, podremos volver a nuestro ritmo habitual a pesar de estas circunstancias.

ACTITUD

Actitud


¡Ante todo, la actitud!

Hoy nos podemos ver decaídos por la situación actual, más no podemos dejar nuestra buena actitud de lado, pues en estas circunstancias es nuestra mejor arma.
Necesitamos buena actitud al gestionar nuestro tiempo, pues ante todo esto podemos tender a no darle la suficiente importancia al tiempo, viéndolo como algo limitado, pues estar en casa, tener todo a la mano, combinando espacios nos llega a parecer un recurso ilimitado, ya que “tenemos más tiempo porque no salimos de casa”.
No perdamos de vista dos conceptos claves dentro de la actitud: Proactividad y Mejora Continua.
Proactividad; para concentrarnos en lo que podamos hacer. Sin ponernos excusas, y ocuparnos en cosas que no son prioritarias.
Mejora Continua; para ser conscientes de nuestra realidad, que todo cambia constantemente y al igual que ello nuestro aprendizaje debe ser constante.
Somos como un leñador que corta árboles, si seguimos cortando con el hacha por 3 horas, nuestros últimos cortes no serán tan buenos como los primeros; tenemos que detenernos un momento para afilar nuestra hacha de nuevo y seguir en nuestro trabajo y con la actitud bien puesta. Dispuestos a invertir en nuestras mejoras de la mejor manera.

DIRECCION

Direccion


Dirección, sin ella ¿cómo sabríamos a dónde nos dirigimos?

Base de esto son nuestros objetivos, trazarlos nos ayudará a llegar más lejos y está comprobado que al tenerlo y plasmarlos en una hoja de papel y tenerlos presente, aumenta nuestra productividad un 30% más pues no perdemos el tiempo en irnos por otras ramas. Además de permitirnos ver claramente un buen panorama, tener claro nuestros objetivos nos ayuda a ser más creativos, viendo nuevas maneras para llegar hacia ellos; nos permite priorizar nuestras acciones y hasta nos genera felicidad a la hora de alcanzarlos.

ORGANIZACIÓN

Organizacion


La clave de una buena organización es mantener la calma.

Hoy la calma es una cualidad más valorada, pues andamos en tiempos de crisis y las preocupaciones están en todos lados, nuestra familia, nuestra salud, nuestra economía y nuestro futuro.
Antes que nada, debemos tener en claro nuestro tiempo. Aunque lo creamos, no podemos hacer todo lo que queremos hacer en un solo día y tampoco tenemos e 100% del control de nuestra agenda. Veamos unos cuantos tips para tener una mejor organización:
1. VACÍA TU CABEZA: para fluir y no almacenar
Al hacerlo la información en nuestra cabeza no se olvida, pues no estará ocupada en otras cosas más. Si es necesario apuntalo en alguna nota de papel y veras como luego de ello la memoria se invita sola y lo recordarás en cualquier otro momento.
2. PROCESA: En el día nos llenamos de muchísima información que se almacena en nuestra mente, pero muchas veces no es accionable. El siguiente paso será convertirla en tareas realizables y si se puede medibles.
3. REGISTRA: Mantener un buen registro es esencial para la organización.
a) Registro de tareas; Evaluemos la diferencia entre tareas y proyectos. Usemos verbos que nos llamen la atención y adjunta a ello toda la información necesaria, si es posible regístralas en categorías que veas convenientes.
b) Registro de Reuniones; Muy común en esta coyuntura, cosa de todos los días para un mejor seguimiento en la distancia. Algunos tips que les dejo hoy es siempre tener antes: Normas y reglas claras, Asignar los roles de quien controlara la reunión, como un moderador. Tener una agenda para los puntos que se tomaran en la reunión y al terminar no olvidar fijar objetivos claros, no solo mera información.
c) Registro de Notas; Hablamos de notas, cuando no es una tarea, pero es información o elementos que nos gustaría tener a disposición, ya sean videos, libros, mensajes, listas, recetas, etc.
d) Registro y gestión de E-Mails; Muchos hemos dado un orden a nuestro espacio físico, pero también es un buen momento para darle un orden a lo virtual. Procuremos dejar las bandejas vacías y tener solo los correos necesarios o pendientes por responder (Si se puede responder en el instante y no demora mucho, hagámoslo).

ACCIÓN

Accion


Donde todo lo anterior se vuelve realidad.

Accionamos con la decisión de hacerlo realidad, pero siempre en base a:
a) Contexto, donde estamos para realizarlo b) Tareas, cuales son las que haremos c) Herramientas, cuáles necesitamos d) Energía, con cuanta de ella contamos para accionar.
Una vez que tengas todo lo anterior bien claro, ¡HAZLO! Es el momento ideal para hacerlo, hazlo. Una sola vez y hasta el final.
Evitemos el multitasking; está demostrado que al hacer tareas múltiples reducimos nuestro IQ bajando hasta 10 puntos. Además, perdemos el tiempo y el enfoque en una sola tarea.
Es inevitables las interrupciones, pero siempre con buen asertividad, podemos decir no. Una buena técnica para estos temas, es que luego de negar el tiempo prestado, tenemos que explicar el por qué no podemos y dar opciones o agendarlo para otro momento. De esa manera es una opción más asequible para la otra persona que requiera de nuestro tiempo.
Por último, ten un buen espacio de trabajo, evita el desorden y ten todas tus herramientas a la mano. Las personas más organizadas y ordenadas son siempre mucho más productivas.

Espero que todos estos tips te puedan ayudar en estos tiempos de crisis. Y recuerda, el primer paso es tener una buena actitud, apóyate de familiares, amigos, conversa con tus mentores, siempre hay una mano dispuesta a ayudarte. Traza tu dirección, siempre tenemos sueños en la vida, enfoquémonos en ellos, y por ley de atracción lo conseguiremos. Organízate, no hay como un buen espacio físico y mental ordenado para abrirle el paso a la Acción. Poco a poco ejerciendo cada uno de estos pasos se nos hará más fácil ser más productivo cada día, un día a la vez.

Andrea Alessandra Viola Delgado

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